那天对着表格发呆,在网上搜excel如何求总分,本来以为点几下就能搞定,结果卡在单元格里面混着文字的数字上,来回试了快半个钟头,表格里一列列成绩看着清清楚楚,可计算出来的数字总是不对。
最开始想的简单,直接在空白单元格输入函数,框选住所有成绩那一整片区域,回车之后,弹出来的结果明显偏小。盯着屏幕来回核对,手动拿计算器加了两行,一下子就看出来问题在哪。有几个人的成绩单元格里面,数字后面跟着“分”这个字,表格是别人直接发过来的,不是我自己录入,每一条记录都带着单位,excel识别不出来,直接跳过这些单元格不加。
删字。
想着一个个把“分”删掉应该就行,选中单元格,删掉后面的汉字,再重新计算。可这个表格行数不少,几十条数据,手动改太慢,改了十几行就嫌麻烦,手一直点鼠标,眼睛盯着屏幕都发酸。中途还不小心把其中一个人的分数删掉,又翻原始记录补回去,来回折腾,越改越烦。
旁边同事路过,扫了一眼屏幕,随口提了一句,不用手动删。当时脑子乱糟糟的,没仔细听他说的完整操作,只记住可以改格式,自己就在顶部菜单栏里面找设置单元格格式,把那一整列全部改成数值类型,点确定之后,单元格里的文字还留在原地,总分依旧没变。原来这个办法行不通,单元格里面混有文本字符的时候,单纯改格式是剥离不掉文字的,excel依旧会把这一格当成文本内容,不会读取里面的数字参与求和。
干脆换个思路,复制这一列全部成绩,粘贴到记事本里面,想利用记事本一次性去掉所有文字。粘贴进去之后,查找替换,把“分”替换成空,删掉所有汉字,再复制回excel表格。这一步倒是成功了,所有单元格只剩下纯数字,重新输入公式框选区域,回车,数字跳出来。可表格里别的列和这一列是绑定的,粘贴回去之后,原本的格式、单元格批注全都没了,原来调整好的列宽也乱掉,有些行的姓名和成绩错开,还要重新对齐核对。
折腾到这里,总分数值是算出来了,但表格被改的乱糟糟,还要花时间修复别的内容。心里有点懊恼,本来只想快速算出所有人的总分,没料到原始表格里带的单位,会带来这么多麻烦。之前很少碰到这种带文字的成绩表,一直以为求总分就是简单框选区域求和,完全没考虑数据源里面夹杂文本会造成这种情况。
又反复检查了两遍算出的总分,拿前几条记录手动相加比对,这次的数字和手动计算结果对上,没有漏掉任何一条成绩。只是整个过程耗费的时间,远远超出一开始预估,本来计划几分钟做完这件事,最后硬生生耗掉一整个午休。
关掉表格的时候,鼠标悬停在保存按钮上犹豫了一下,最后另存成一份新文件,没有直接覆盖原来收到的表格。怕万一后面还要查看原始带单位的数据,覆盖之后就找不回来了。
那天晚上关电脑,脑子里还在回想这件事,早知道该先看一眼单元格里面有没有多余文字,再动手去算总分。