手上堆了二十多个表格,挨个点开再点打印实在耗人,那段时间一直在琢磨如何批量打印excel文件,试过好几种路子,有的能跑通,有的会出各种莫名其妙的状况。
最开始想的简单,直接全选文件夹里所有xlsx文件,右键点打印。看着进度条往前走的时候还挺开心,结果等纸出来才发现,不少表格只打了第一页,里面还有好几页内容直接漏掉了,还有个别文件打开会弹出格式提示框,卡在那里不动,要手动点确认才能继续往下走,人不能离开电脑,等于没省多少功夫。
同一个文件夹里文件太多的时候,也容易混进去别的文档,一不小心就连带着打印出来,白白浪费纸张。后来每次动手前,会单独新建一个文件夹,把这次需要打印的excel全部挪进去,别的文件一概不放进来,减少出错的概率。选中文件的数量也不要一次性拉满,一次二三十个还好,数量再多,打印机那边响应就变得很慢,队列容易堵死。
打开打印队列卡住的时候,只能把任务删掉重新来,来回折腾好几次。
后面又试了另一种方式,在WPS里面批量导入文件打印。先打开软件的批量打印入口,把文件夹里的表格逐个添加进去,界面上能预览每一个文件的打印范围,还能统一设置纸张大小、页边距。这个方式比直接右键打印稳一点,能提前看到哪些表格页面设置不对,不会稀里糊涂漏内容。只是添加文件的步骤要多花一点时间,文件数量少的时候还行,文件一多,逐个添加也挺磨人的。
这只是我的个人感受,不是标准答案,不同版本的办公软件、打印机驱动不一样,跑出来的效果会有差别。
还有一点很容易忽略,每个excel文件内部的打印区域设置。有的表格之前别人编辑过,打印区域只框选了一小块内容,不管用哪种批量方式,打出来都只有一小片数据。挨个打开改又回到最开始的麻烦状态,我一般会挑几个文件随机预览,抽查一下页面范围,大致确认没问题再启动批量任务,没法保证每一个都不出错。
打印机的状态也会影响流程。墨量不足、纸盒缺纸的时候,批量任务不会自动跳过,就停在原地等人工处理,要是离开工位很久,剩下的文件就一直排队等着。
同事那边习惯用脚本工具去跑批量打印,听他说配置好参数之后,自动依次打开文件执行打印,自动化程度更高。但我看不懂脚本代码,怕参数填错把文件内容弄坏,就没敢尝试,一直停留在文件夹选中和WPS批量导入这两种办法来回切换。
平时不急着赶时间的时候,优先用WPS批量导入,能看得见预览,心里踏实。赶时间、表格页面设置都比较统一的时候,就直接在文件夹选中右键打印,速度更快,只是要接受它偶尔漏页的问题。没有哪一种方式是完全省心不出状况的,只能根据手头这批文件的情况挑一个合适的办法。
那天忙完这批表格,收拾散落的打印纸,发现还是多出三张没用的。