前阵子整理一份人员登记表，有人问怎么在表格中设置下拉选项，省得大家乱填文字，统计的时候对不上。那会手头赶工，凭着模糊的印象去点菜单栏，来回折腾了好半天，单元格里始终出不来那个小小的下拉箭头，要么就是点了之后空白一片，要么就是一输入别的内容直接报错。
一开始图省事，直接在来源框里面敲文字，用逗号隔开，名称输得又长又多，改一次就要重新敲一遍。后来表格要调整选项，每回都得重新进到数据验证里面修改内容，改到后面自己都嫌麻烦，而且选项一多，输错一个字整张表的下拉就跟着乱掉，发给同事的时候，还有人那边打开看不到下拉，只看到普通单元格。
后来才反应过来，把所有可选内容单独整理在表格空白区域，当成数据源，再去引用这片区域，会顺手很多。选中需要加下拉的那一列单元格，点开数据选项卡，找到数据验证，允许那里选序列，来源就框选提前写好的那一列内容，确定之后箭头就出来了。这只是我的个人感受，不是标准答案。
有一回数据源那几行中间删掉了一条选项，下拉列表里面还留着那个已经删掉的条目，刷新半天也不变。
盯着表格看了好久才明白，直接框选固定区域的话，删掉中间行，引用范围不会自动跟着收缩。要是以后经常增减选项，可以把数据源做成表格对象，新增内容的时候下拉能跟着更新，不用反复进设置界面调整范围，只是这个操作在有些旧版本软件里面不支持，换设备打开的时候，有可能失效。
还有一个容易忽略的地方，出错警告那个选项，默认是开启的，别人填不在列表里的内容，就会弹出提示不让输入。有时候工作里面会有临时新增的情况，不希望直接拦住填写的人，就把出错警告关掉，只保留下拉用来快速选择，同时允许手动输入别的内容，灵活性高一点，只是这样就失去了限制填写内容的作用，看自己的需求来调。
同事那边习惯用在线表格，操作入口名字有点不一样，找的是数据下拉里面的下拉列表，不用数据验证这个叫法，设置逻辑大体相通，也是先准备选项内容再绑定单元格，只是在线表格里支持直接在弹窗里录入选项，不用单独放数据源，适合选项很少的场景。
做好之后复制单元格的时候也要留心，直接粘贴会连带下拉规则一起贴过去，要是只想粘贴文字，就得选选择性粘贴，只粘贴数值，不然一堆不需要的单元格也带上下拉，整张表看着乱糟糟的。之前没留意这点，一张几十列的表，误粘贴之后多出一大堆多余的下拉箭头，只能选中区域批量清除数据验证，一点点收拾。
到现在我也不会固定只用一种方式，选项少就直接在来源框录入，经常变动的长列表就单独放数据源，版本比较旧的软件就不尝试动态表格。不同环境打开表格，效果总会有差别，没法保证在所有设备上都能正常显示下拉箭头。
最可惜的是当初没有单独存一份简单的操作备忘，每次隔很久再做这件事，总要再踩一遍同样的小坎。